Пенсіонерка Фото: Інформатор
Утрата або відсутність паперів через припинення діяльності роботодавця може значно ускладнити процес, проте законодавство пропонує певні способи, що дають змогу засвідчити страховий стаж і відстояти право на пенсійне забезпечення. У Пенсійному фонді роз’яснили, як підтвердити період роботи, якщо організація ліквідована.
Для підтвердження страхового стажу необхідно мати папери, що офіційно засвідчують тривалість роботи. Згідно зі статтею 24 Закону від 9.07.2003 № 1058-XII «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», страховий стаж засвідчується такими документами:
- трудовою книжкою чи іншим папером, що встановлює факт роботи;
- довідками з фірм, установ, організацій, де особа працювала;
- іншими паперами, передбаченими законодавством.
Якщо ж організація припинила діяльність, підтвердити стаж буває вкрай непросто, адже папери можуть бути загублені, архіви ліквідованих фірм передані до державних архівів або органів, що перейняли їх права та обов’язки, відсутній доступ до архівних паперів.
Шляхи підтвердження стажу при припиненні діяльності організації
- Звернення до архіву припиненої організації або правонаступника. У випадку припинення діяльності організації документи, що засвідчують трудову діяльність, мають бути передані на зберігання до державного архіву, архіву місцевої ради або фірми-правонаступника. Для підтвердження стажу необхідно звернутися з письмовим проханням до відповідного архівного відділу. У проханні слід чітко вказати: прізвище, ім’я, по батькові; період роботи в припиненій організації, посаду, прохання надати довідку про роботу. Архів має надати довідку, що засвідчує період роботи, на підставі наявних паперів.
- Використання показань свідків. Коли паперів немає зовсім, закон дозволяє підтвердження трудового стажу показаннями осіб, які працювали разом із працівником або мали можливість спостерігати за його діяльністю (п. 3 ст. 24 Закону №1058-XII). Показання можуть надати колишні колеги, керівники структурних підрозділів, інші особи, які засвідчать факт роботи у відповідний період.
Інші документи
Засвідчити трудовий стаж можуть й інші папери:
- накази про прийняття на роботу та звільнення;
- особові справи;
- розрахункові відомості, довідки з податкової інспекції;
- платіжні папери, що засвідчують нарахування заробітної плати;
- папери Фонду соціального страхування.
Що таке страховий стаж та як перевірити його на сайті Пенсійного фонду
Страховий стаж – це період (термін), протягом якого людина підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Про це інформує Пенсійний фонд України.
Дані про страховий стаж формуються та відображаються (довідка ОК-5) згідно з інформацією, що подається страхувальниками у звітних відомостях про нараховану заробітну плату (дохід, грошове забезпечення, допомогу, компенсацію) застрахованих осіб, та інформацією про сплату страхових внесків. Вказана інформація надходить до Пенсійного фонду України від Державної податкової служби в порядку міжвідомчого обміну.
Звітність за найнятих працівників подається страхувальниками (роботодавцями) щомісяця, протягом 20 днів, що настають за звітним місяцем. На заробітну плату (дохід) кожного працівника нараховується єдиний соціальний внесок (далі ‒ ЄСВ), що складає 22% від суми доходу. ЄСВ не відраховується із заробітної плати, роботодавці зобов’язані самостійно сплачувати ЄСВ за своїх співробітників.
Увесь трудовий стаж, отриманий до 01.01.2004, враховується до стажу на умовах чинного раніше законодавства і засвідчується трудовою книжкою чи іншими паперами (довідки, диплом, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини тощо).
Окрім звітних відомостей про нараховану заробітну плату, страхувальники зобов’язані подавати в оперативному режимі дані про початок роботи працівника, а також дані про переведення, звільнення та інші зміни у трудових відносинах.
З 2021 року розпочався перехід ведення обліку трудової діяльності працівників із паперової форми в електронну. Формування електронної трудової книжки здійснюється не тільки зі звітності страхувальників, але й шляхом внесення даних із паперових документів (паперової трудової книжки тощо).
Дані про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному Фонду України через вебпортал електронних послуг (далі ‒ вебпортал) у вигляді копій паперових документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладанням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Для користувачів вебпорталу в особистому кабінеті надано можливість перегляду електронної трудової книжки:
- перша вкладка “Записи трудової книжки (за СПОВ)” містить інформацію про записи трудової книжки за СПОВ та відображає трудові відносини, як найманого працівника за основним місцем роботи, за даними персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України;
- друга вкладка “Відцифрована ЕТК” містить інформацію за результатами опрацювання скан-копій трудової книжки фахівцями Пенсійного фонду України;
- третя вкладка “Скан-копії трудової книжки” надає можливість завантажити скан-копії документів, які надавалися для оцифрування.
Скан-копії трудової книжки відображаються в кабінеті застрахованої особи незалежно від того, ким їх було подано, а саме у вкладці “Мої звернення”. Тобто, реєстр застрахованих осіб – це банк відомостей, що об’єднує інформацію про весь набутий особою стаж, включаючи період до 01.01.2004.
Страхувальнику, для подання відомостей про найнятого працівника через вебпортал, потрібно: увійти до кабінету страхувальника за допомогою КЕП, у розділі “Комунікації з ПФУ” обрати пункт “Відомості про трудові відносини працівника”, заповнити необхідні дані, долучити до звернення кольорову скан-копію трудової книжки або іншого документа (формат файлу *.jpg або *.pdf), підписати та відправити до ПФУ.
Для подання даних про трудові відносини через особистий кабінет застрахованої особи потрібно: здійснити вхід на вебпортал за допомогою КЕП, в розділі “Комунікації з ПФУ” обрати пункт “Відомості про трудові відносини”, натиснути “Додати файл” та завантажити заздалегідь підготовлені скановані копії трудової книжки або інших документів. Поставити позначку, що підтверджує згоду на обробку персональних даних, підписати звернення КЕП та відправити до ПФУ.