Visa та MasterCard Фото: Getty Images
Дедалі більше українських підприємств залучають до роботи співробітників, котрі мешкають і трудяться поза межами України. Аби перерахування коштів за кордон відбувалося без перешкод та зауважень з боку податкових органів, HR-менеджер мусить дотримуватися чіткої послідовності дій. Ремітування – це міжнародне перерахування заробітку на банківський рахунок особи, що працює за кордоном; цей процес регламентується валютним законодавством НБУ, Податковим кодексом та нормами КЗпП. Неточності у документації або формулюванні призначення платежу нерідко призводять до відхилення банком транзакції.
Згідно з роз’ясненнями від About HR, виплата заробітної плати згідно із законом здійснюється у гривнях. Водночас, сторони можуть передбачити в трудовому договорі розмір оплати праці в еквіваленті іноземної валюти, відповідно до ст. 533 Цивільного кодексу України. Фактичне перерахування здійснюється за офіційним курсом НБУ на день виплати. НБУ дозволяє такі операції за умови наявності підтверджуючих документів: трудового договору, наказу про зарахування до штату та розрахункової відомості. Без цього комплекту документів банк має право відмовити у здійсненні переказу.
Порівняння способів виплати зарплат
Послідовність дій для HR-фахівця складається з семи етапів. Спочатку необхідно визначити статус працівника: якщо він є резидентом України, компанія зобов’язана утримати ПДФО у розмірі 18%, військовий збір 1,5% та нарахувати ЄСВ 22%. Наступний крок – зафіксувати у трудовому договорі розмір оплати праці, її еквівалент в іноземній валюті та реквізити банківського рахунку. Від працівника потрібно отримати актуальний IBAN, SWIFT-код банку, а також ім’я та прізвище латиницею. Після цього HR складає розрахункову відомість за місяць та формує платіжне доручення.
Найчастіше трапляється помилка неправильного призначення платежу: формулювання на кшталт “допомога родині” чи просто “переказ” можуть призвести до блокування операції. Правильний варіант: “Заробітна плата за [місяць] [рік] згідно з трудовим договором № … від …”. Друга типова помилка – відсутність трудового договору та наказу про зарахування до штату. Третя – нехтування податковим обліком: навіть при переказі на закордонний рахунок компанія повинна утримати та сплатити всі належні податки до українського бюджету.
Якщо працівник є нерезидентом, ставка податку на доходи фізичних осіб залежить від угоди про уникнення подвійного оподаткування, укладеної між Україною та країною його резидентства. У більшості випадків застосовується ставка 15% або 18%. Усю документацію слід зберігати щонайменше протягом трьох років – це стандартний термін для проведення податкових перевірок.
Серед практичних інструментів для здійснення виплат варто згадати сервіси Wise Business та Revolut Business. Вони дають змогу економити на комісіях при проведенні значних сум. Також рекомендується регулярно оновлювати реквізити працівників, оскільки закордонні банківські рахунки змінюються частіше, ніж українські.
Чек-лист допоможе уникнути відмови банку
Перед кожним переказом HR-фахівець повинен перевірити сім ключових пунктів. Трудовий договір має містити умови оплати праці та банківські реквізити. Працівник – надати актуальний IBAN та SWIFT-код. Призначення платежу – чітко вказувати на заробітну плату та конкретний період. Суми утриманих ПДФО та військового збору – мають бути відображені у відомості. Наказ про зарахування до штату та розрахункова відомість – наявні. Переказ – здійснюється через банківську установу або сервіс з відповідними дозволами. Копії всіх документів – збережені в особовій справі.
Якщо компанія працевлаштувала іноземного спеціаліста, наприклад, маркетолога з Грузії, HR заздалегідь перевіряє положення угоди про уникнення подвійного оподаткування та застосовує відповідну податкову ставку. Вся документація зберігається для можливих перевірок. Якщо ж працівник-резидент часто змінює країну свого перебування, кожну таку зміну слід офіційно документувати додатковими угодами до трудового договору. Це слугує захистом компанії у разі виникнення суперечок з банком чи податковою інспекцією.
Нові умови SWIFT-переказів та контроль за міжнародними транзакціями
monobank скасував комісії за усі закордонні SWIFT-перекази як для фізичних, так і для бізнес-клієнтів – це стосується як вхідних, так і вихідних платежів. Про це 10 червня повідомив співзасновник банку Олег Гороховський. Раніше середня комісія за SWIFT-переказ для клієнтів становила близько 1000 грн. Для компаній, які регулярно здійснюють виплату зарплат закордонним співробітникам через SWIFT-перекази в monobank, це є значною економією. Важливо зазначити, що скасовано саме комісію monobank – комісії банків-кореспондентів, які не залежать від нього, можуть залишатися.
При сумах, що перевищують 400 000 грн на рік за одним рахунком, обов’язково активується фінансовий моніторинг. Крім того, Україна бере участь у системі CRS-обміну інформацією, тому іноземні банки також передають дані про рахунки українських резидентів. Усі закордонні перекази, а також перекази коштів, що перевищують 400 тисяч гривень, підлягають обов’язковій перевірці з боку банків. Саме тому належне оформлення трудових документів та призначення платежу – це не просто формальність, а реальний механізм захисту компанії від претензій з боку контролюючих органів.