Переведення трудової книжки в електронний формат
Пенсійний фонд України надав роз’яснення щодо коректного оцифрування паперової трудової книжки, хто повинен це здійснити та як пересвідчитися, чи роботодавець вже завантажив відомості про працівника. Аналогічні практичні інструкції щодо важливості аудиту трудової книжки перед її переведенням у цифровий вигляд Фонд надавав раніше. Цього разу відповіді на актуальні запитання в прямому ефірі програми “Ранок вдома” на телеканалі “Дім” представив Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації.
Ключова мета оцифрування — збереження відомостей про трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Паперові документи можуть бути втрачені або пошкоджені, і в таких обставинах підтвердити трудовий стаж без електронної копії буде ускладнено.
Формально процес оцифрування покладається на роботодавців, проте у ПФУ наголошують, що це радше порада, ніж обов’язок. Тому працівникам варто самостійно перевірити, чи внесено їхні дані до електронного реєстру. Якщо ні — трудову книжку можна подати через вебпортал електронних послуг ПФУ самостійно.
Олександр Малецький, заступник Голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації
Для самостійного завантаження скан-копії необхідно увійти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), вибрати в розділі “Комунікації з ПФУ” вкладку “Відомості про трудові відносини”, заповнити загальні дані, надати згоду на обробку персональних даних та завантажити кольорові скан-копії сторінок у форматі PDF або JPEG.
Щоб перевірити, чи вже оцифровано дані, слід увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП, BankID або через Дію.Підпис, у лівому бічному меню обрати пункт “Електронна трудова книжка”, натиснути кнопку “Дані ЕТК” та перейти до вкладки “Відцифрована ЕТК”. Також доступ до електронної трудової книжки надається через мобільний застосунок “Пенсійний фонд”.
На що звернути увагу перед завантаженням документів
Перед оцифруванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит: ретельно перевірити правильність заповнення, за потреби виправити виявлені неточності й лише після цього сканувати та завантажувати документи на вебпортал Пенсійного фонду України.
Вимоги до скан-копій є чіткими: скани повинні бути кольоровими та чіткими, відображати всі реквізити документа — назву, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи та ПІБ власника; рекомендована роздільна здатність — 300 dpi, а розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
Стаж після 2004 року враховується автоматично на основі даних державного реєстру застрахованих осіб, тому підтвердження в електронному вигляді для цього періоду не є обов’язковим. Водночас, якщо не оцифрувати трудову книжку, нічого не трапиться і стаж ніхто не скасує. Крім того, в законі зазначено, що оцифрування є рекомендованим.
Про перехід до електронного обліку трудового стажу
Українцям відведено п’ять років для оцифрування даних трудових книжок — з 5 лютого 2021 року до 10 червня 2026 року. За цей період потрібно подати документи для їх оцифрування до Пенсійного фонду. Про те, що станеться зі стажем після кінцевої дати і хто першочергово має подбати про цифрову копію, Informator докладно висвітлював у матеріалі про терміни завершення цього процесу. Відсутність електронної копії трудової книжки не призведе до втрати страхового стажу.
Доступ до електронної трудової книжки забезпечується також через мобільний застосунок “Пенсійний фонд”. Додатково, ПФУ реалізував можливість оперативного подання роботодавцями відомостей про прийняття працівника на роботу, переміщення, звільнення та поновлення на роботі в режимі реального часу. Перевірити свій цифровий документ онлайн можна самостійно, і як це зробити, Фонд пояснював у попередній публікації на цю тему. Україна переходить на електронний формат обліку трудової діяльності, що має кілька переваг: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн та спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат.