Нереальна місія? Наскільки реально оцифрувати трудову книжку самотужки
Фото: kadrovik.ua (ілюстративне)
Переведення даних із трудових книжок в електронний формат триває з 10 червня 2021 року. Згідно з Законом України №1217-ІХ, цей процес має бути завершений до 10 червня 2026 року. В Пенсійному фонді України (ПФУ) повідомляють, що за п’ять років впровадження електронного обліку скан-копії трудових книжок подали десятки тисяч громадян. Складно сказати, як їм це вдалося, адже на сьогодні це завдання з багатьма труднощами.
Відповідно до інструкції
На українців, які вважали, що оцифрування трудової книжки – це відповідальність їхнього роботодавця, чекають неприємні новини. Законодавство передбачає, що таке оцифрування може здійснювати як роботодавець, так і сама особа. Проте, роботодавці не виявляють особливого бажання брати на себе цей додатковий обов’язок. Таким чином, переведення трудової книжки в електронну форму стає проблемою для кожного, хто має трудовий стаж до 2004 року.
І коли ми говоримо «проблема» – це не метафора, а справжня складність.
На перший погляд, процедура здається простою. Щоб передати дані про стаж до 2004 року онлайн, необхідно увійти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України, використовуючи Кваліфікований електронний підпис (КЕП). Потім перейти до розділу «Комунікація з ПФУ» та вибрати опцію «Відомості про трудові відносини». Далі слід завантажити кольорові скани документів (трудова книжка, диплом тощо) у форматі PDF. Для детальнішої інформації про використання вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України, можна ознайомитися з відповідними матеріалами. Або ось детальний опис процесу від кореспондентки Коротко про.
Однак, «знати, як це робити» і «зробити це» – це, як кажуть в Одесі, дві різні речі.
Як це працює насправді
Насправді це не працює – принаймні у моєму випадку. Протягом останнього місяця я неодноразово намагалася завантажити скан-копії, але після попередження про необхідність підготовки документів, портал автоматично виходив із системи. У знайомих ситуація не набагато краща.
– Я намагаюся завантажити сторінки з січня, але поки що безуспішно, – ділиться Марія, яка наразі проживає в Португалії. – Я зателефонувала на гарячу лінію, і мені порадили приїхати в Україну та особисто відвідати відділення ПФУ. Чудова пропозиція. Звісно, тисячам людей набагато зручніше подолати всю Європу, ніж очікувати, що ПФУ налагодить роботу сайту. Як завжди, будь-який державний сервіс ніби навмисно створюють максимально незручним і нефункціональним, щоб виснажити у людей останні нервові сили!
Олені, яка зараз живе в Києві, трохи пощастило, але не повністю:
– Я завантажила копії сторінок, але портал повідомив про «технічний збій». Я почекала два місяці, записалася на прийом у відділення ПФУ. Прийшла – і там жах! Величезна кількість людей: хтось за записом, хтось без, хтось намагається пройти без черги. Люди вкрай роздратовані, співробітники також не відзначаються ввічливістю. Через кілька годин я потрапила до кабінету, і працівниця сказала, що нічого не може зробити – потрібно чекати обробки. Скільки чекати, вона не уточнила. Єдине, що я почула: «Ви відбираєте наш час, йдіть вже у своїх справах». І ще «потішили»: «Якщо до червня не встигнете, ваша трудова книжка все одно залишиться дійсною, просто оформлення пенсії займе більше часу, приблизно три місяці».
Киянка Світлана завантажила свої копії в жовтні 2025 року. Все пройшло добре, але на сторінці оновлений стаж не відображався.
– Через місяць-півтора я звернулася до ПФУ, вони там щось зробили, і кажуть: «Все гаразд», – розповідає Світлана. – Вдома я перевірила – дійсно, все завантажилося. Але чи вдалося б це без візиту до відділення, я не знаю.
Чим гірше, тим краще?
Взагалі, пропонувати людям приїжджати з інших країн з паперовими трудовими книжками до України через непрацюючий сайт – це нелюдяно. Така поїздка вимагає значних витрат часу та коштів, але коли це когось хвилювало? Здається, що у вітчизняних державних установах, як завжди, головна мета – зробити найпростішу справу максимально складною для виконання.
Досить згадати, що щороку відбувається з ідентифікацією, і скільки нервів це коштує українським пенсіонерам.
Або ось ще приклад: зараз багато українських матерів з дітьми в Європі припинили отримувати допомогу на дітей, оскільки для цього потрібна довідка, що вони не отримують допомогу на дітей в Україні. А в Україні їм просто не відповідають на запити! І з цим зухвалим ігноруванням нічого не можна вдіяти, бо все списують на війну, на велику кількість справ, а частіше взагалі ніяк не пояснюють.
І ось зараз так само з цими трудовими книжками. Я не розумію, кому потрібно, щоб усе населення постійно перебувало на межі нервового зриву «на рівному місці»? В умовах, коли у відділеннях ПФУ, крім величезних черг і хамства, нічого не отримаєш, електронні послуги могли б стати порятунком. Але ні, портал не працює, і ніхто нічого не робить. Кажуть, що у них все добре, а черговий «технічний збій» пояснюють великою кількістю запитів. А навіщо було покладати на Пенсійний фонд ще й обов’язки щодо субсидій та соціального забезпечення, коли він навіть з пенсіонерами впоратися не може? Чим гірше, тим краще? Це, схоже, девіз українських державних установ.
А якщо все ж таки не вдасться?
Поки українці по всьому світу намагаються завантажити скан-копії, у Пенсійному фонді заспокоюють: відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не вплине на страховий стаж працівників. Ба більше: попри дедлайн 10 червня, оцифрування трудових книжок в Україні триватиме й надалі.
Головні причини таких намірів – значна кількість неоцифрованих книжок та ускладнення, спричинені воєнною агресією РФ: втрата архівів, переміщення підприємств, руйнування та знищення матеріальних носіїв інформації. Підприємства на тимчасово окупованих та деокупованих територіях втратили можливість здійснювати повноцінну кадрову роботу, а багато установ взагалі припинили діяльність через воєнні дії.
27 листопада 2025 року у Верховній Раді було зареєстровано законопроєкт №14257 про продовження терміну оцифрування. Згідно з проєктом, відомості про трудову діяльність працівників включатимуться до Державного реєстру застрахованих осіб протягом дії воєнного стану та ще три роки після його припинення. Водночас відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня 2026 року не призведе до втрати стажу, оскільки дані про страховий стаж після 2004 року вже містяться в системі персоніфікованого обліку. За потреби, періоди до впровадження системи можна буде подати в паперовому вигляді до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.
Проте, судячи з фото документа на порталі ВР, з 1 грудня 2025 року законопроєкт не просувається. Кажуть, що потрібна нова редакція.
Будемо чекати, наші трудівники. Напрацьовуйте.